E-Mail-Umzug auf Microsoft 365 (Exchange Online): ab 440 € zum Festpreis
Ich ziehe Ihre E-Mail-Postfächer von Ihrem bisherigen Anbieter auf Microsoft 365 (Exchange Online) um und plane den Umzug so, dass Ihre Adresse durchgehend erreichbar bleibt.
Er kostet ab 440 € inklusive dem ersten Postfach, jedes weitere Postfach ab 110 €. Die Ersteinrichtung dauert nach meiner Erfahrung 3 bis 4 Stunden; die Übernahme Ihrer vorhandenen E-Mails läuft im Hintergrund, während Sie weiterarbeiten. Nicht im Preis enthalten sind die Microsoft-Lizenzen. Preise ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG; alle Beträge sind Endpreise.
So läuft der Umzug für Sie
Adresse bleibt erreichbar
AktivUmstellung abends ohne Aufpreis
OnlineSicherung vor dem Umzug
AktivAnmeldeschutz (MFA) inklusive
OnlineAntwort auch am Wochenende
Ich schätze Ihren Bedarf ein, das wird nicht berechnet. Danach erhalten Sie ein Angebot zum Festpreis. Rückmeldung am selben Tag, auch am Wochenende.
Was kostet der Umzug auf Microsoft 365?
Der Preis besteht aus zwei Zahlen: einer Grundpauschale und einem Betrag je weiterem Postfach. Das liegt daran, dass ein großer Teil der Arbeit bei jedem Umzug gleich ist – Microsoft-365-Umgebung, Domain, DNS-Einträge und Test –, während ein kleinerer Teil mit jedem Postfach wächst: Zugang, Outlook-Einrichtung und Kontrolle.
Alles Grundlegende, damit der Umzug klappt und Ihre E-Mails danach ganz normal über Exchange Online laufen; inklusive dem ersten Postfach
Postfach anlegen, E-Mails übernehmen, Outlook einrichten, Test
Rechenbeispiele aus diesen beiden Ab-Preisen:
zzgl. gewählter Zusatzleistungen; verbindlich ist der Festpreis im Angebot.
Das ist in der Grundpauschale enthalten
- Microsoft-365-Umgebung anlegen oder Ihre vorhandene nutzen
- Ihre Domain mit Microsoft 365 verbinden
- DNS-Einträge setzen: MX, SPF, DKIM, DMARC und Autodiscover
- Erstes Postfach anlegen und Lizenz zuweisen
- Einmalige Sicherung Ihrer vorhandenen E-Mails vor dem Umzug (kein laufendes Backup)
- Vorhandene E-Mails übernehmen
- Outlook auf Rechner und Smartphone einrichten
- Anmeldeschutz einrichten (Mehrfaktor-Authentifizierung, MFA)
- Funktionstest für Senden und Empfangen
- Kurze Einweisung
Die Liste ist nicht abschließend: Was Sie darüber hinaus im IT-Bereich brauchen, besprechen wir gern.
Was zusätzlich möglich ist – auf Wunsch, vorab im Angebot
- Kontakte und Kalender übernehmen, wenn sie nicht automatisch mitkommen
- Geteilte Postfächer und Verteiler einrichten
- Teams und OneDrive einrichten, einschließlich Einstellungen für Teams-Einladungen
- Adresse aus einem privaten Microsoft-Konto in Ihre Firmen-Umgebung übernehmen
- Zentrale E-Mail-Signatur
- Scanner und Drucker umstellen
- Laufendes Microsoft-365-Backup (dauerhafte Datensicherung, nicht die einmalige Sicherung vor dem Umzug)
- Unterstützung bei der Microsoft-Lizenz
- Einsatz vor Ort
Diese Leistungen nenne ich nicht pauschal, sondern vorab im Angebot, das ich auf Ihren Bedarf zuschneide. So zahlen Sie nur, was Sie wirklich brauchen.
Was der Preis nicht enthält und wie er sich zusammensetzt
- Microsoft-Lizenzen sind nicht im Preis enthalten (mehr dazu im Abschnitt zu den Lizenzen weiter unten).
- Abends nehme ich die Umstellung ohne Aufpreis vor. Am Wochenende gilt ein Zuschlag, den ich vorab im Angebot nenne.
- Aus der Ferne oder vor Ort: Beides ist möglich. Kommt Anfahrt hinzu, steht sie wie üblich im Angebot.
- Festpreis: Nach meinem Angebot ändert sich der Preis nicht mehr.
- Umsatzsteuer: Preise ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG; alle Beträge sind Endpreise.
Was ich für Sie umziehe
Im Kern geht es darum, dass Ihre E-Mails nach dem Umzug ganz normal über Exchange Online laufen – mit Ihrer bisherigen Adresse.
Ich übernehme Ihre vorhandenen E-Mails samt Ordnerstruktur in das neue Postfach.
Das sollten Sie vorher wissen: Bei einem Umzug von einem IMAP-Anbieter werden laut Microsoft nur E-Mails übertragen; Kontakte, Kalender und Aufgaben lassen sich damit nicht migrieren (Quelle: Microsoft Learn, Stand: 13. Oktober 2026). Das ist kein Hindernis, aber ein eigener Schritt. Ich übernehme ihn auf Wunsch und nenne ihn Ihnen vorab als eigenen Posten im Angebot.
Ihre Domain muss nicht umziehen. Ich verbinde sie mit Microsoft 365 und passe die Einträge an, die für E-Mail nötig sind.
Ich richte Outlook auf Ihrem Rechner und Ihrem Smartphone ein, damit Sie danach ohne Umgewöhnung weiterarbeiten.
Ihr Zugang wird mit Mehrfaktor-Authentifizierung abgesichert, und ich zeige Ihnen in einer kurzen Einweisung, worauf es im Alltag ankommt.
Für Selbstständige und kleine Teams
Dieses Angebot richtet sich vor allem an Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe mit eigener Domain, die ihre E-Mails bisher bei einem Hoster haben. Meist geht es darum, Kalender, Teams und OneDrive mit der eigenen Adresse zu nutzen, Spam besser abzuwehren oder mobil zu arbeiten.
Auch kleine Teams mit mehreren Postfächern sind bei mir richtig: Für jedes weitere Postfach gilt der Preis ab 110 €, eine feste Obergrenze gibt es nicht. Bei Teams kommen oft geteilte Postfächer, Verteiler, Scan-to-Mail-Geräte oder der Wunsch nach einer Umstellung außerhalb der Arbeitszeit hinzu; das besprechen wir vorab. Bei sehr vielen Postfächern oder Sonderfällen wie sehr großen Postfächern mache ich Ihnen ein individuelles Angebot.
Nicht Teil des Festpreis-Angebots sind ein eigener Exchange-Server mit Hybrid-Betrieb, der Wechsel von einer Microsoft-365-Umgebung in eine andere (etwa nach einer Firmenabspaltung) und größere Umgebungen mit Dateiserver-Umzug. Das mache ich auf Anfrage, nachdem ich mir Ihre Umgebung angesehen habe, ohne Pauschalpreis.
So läuft der Umzug ab: Microsoft 365 Migration in 5 Schritten
Der Ablauf ist immer derselbe, egal ob Sie ein Postfach haben oder mehrere. Einen Mailausfall vermeide ich, indem ich die Umstellung zuerst vorbereite, Ihre E-Mails im Hintergrund übertrage und erst danach umschalte.
Sie sagen mir, wo Ihre E-Mails heute liegen, welche Domain Sie nutzen, wie viele Postfächer es sind und auf welchen Geräten Sie arbeiten. Ich schätze den Bedarf ein und erstelle Ihr Angebot.
Ich lege die Microsoft-365-Umgebung an oder nutze Ihre vorhandene, verbinde Ihre Domain, bereite die DNS-Einträge vor, lege die Postfächer an und weise die Lizenzen zu. Vor dem Umzug sichere ich Ihre vorhandenen E-Mails. Von Ihnen brauche ich den Zugang zu Ihrem bisherigen Postfach und zur Verwaltung Ihrer Domain.
Ihre E-Mails werden in das neue Postfach kopiert, während das alte weiterläuft. Sie arbeiten ganz normal weiter. Wie lange das dauert, hängt von der Datenmenge ab.
Zu einem ruhigen Zeitpunkt, auf Wunsch abends ohne Aufpreis, schalte ich die E-Mail-Zustellung auf Microsoft 365 um. Danach richte ich Outlook auf Rechner und Smartphone ein, aktiviere den Anmeldeschutz, teste Senden und Empfangen und weise Sie ein.
Ich kontrolliere, dass neue E-Mails ankommen, Ihre alten vollständig übernommen sind und nichts beim bisherigen Anbieter liegen geblieben ist. Das alte Postfach bleibt bis zu Ihrer Freigabe bestehen.
Zur Dauer: Die Ersteinrichtung dauert nach meinem Erfahrungswert 3 bis 4 Stunden. Das gesamte Projekt verteilt sich auf Vorbereitung, Datenübernahme und den Termin der Umstellung; wie lange es insgesamt dauert, hängt von Ihrer Datenmenge und Ihrem Wunschtermin ab. Die meisten Umzüge laufen aus der Ferne, wenn Sie es möchten, komme ich auch zu Ihnen.
Passt der Ablauf zu Ihrer Situation?
Sagen Sie mir, wo Ihre E-Mails heute liegen. Ich schätze Ihren Bedarf ein, das wird nicht berechnet.
Von welchem Anbieter ziehen Sie um?
Wie der Umzug verläuft, hängt davon ab, wo Ihre E-Mails heute liegen.
E-Mail-Hoster mit IMAP (zum Beispiel All-Inkl, Strato, IONOS, Host Europe)
Das ist der häufigste Fall bei Selbstständigen: Ihre E-Mails liegen im Postfach des Anbieters, bei dem Sie auch Ihre Domain oder Ihre Website haben. Per IMAP übertrage ich Ihre E-Mails samt Ordnern. Kontakte und Kalender müssen separat übernommen werden, falls Sie sie im Postfach pflegen. Ich brauche den Zugang zum Postfach und zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain; ob beides beim selben Anbieter liegt, klären wir im ersten Gespräch. Ihr Vertrag beim Hoster bleibt dabei zunächst bestehen, es zieht nur die E-Mail um.
Google Workspace
Bei Google Workspace liegen neben den E-Mails oft auch Kalender und Kontakte im Konto. Sie lassen sich in der Regel mit übernehmen. Dateien in Google Drive sind ein eigenes Thema und nicht Teil der Pauschale; möchten Sie sie mitnehmen, besprechen wir das vorab.
Gehosteter Exchange bei einem anderen Anbieter
Haben Sie bereits Exchange, aber bei einem Reseller oder Hoster, kann der Umzug oft mehr mitnehmen als bei IMAP, zum Beispiel Kontakte und Kalender. Was möglich ist, hängt davon ab, welche Zugriffe Ihr bisheriger Anbieter freigibt. Das kläre ich, bevor ich Ihnen das Angebot mache.
Eigener Exchange-Server: Exchange-Migration auf Anfrage
Läuft Exchange auf einem eigenen Server in Ihrem Haus, ist das ein anderes Projekt. Ich sehe mir zuerst Ihre Umgebung an und nenne dann ein individuelles Angebot, ohne Pauschalpreis. Bei Exchange Server 2016 und 2019 kommt hinzu, dass Microsoft seit dem 14. Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr liefert (Stand: 13. Oktober 2026).
Was beim E-Mail-Umzug schiefgehen kann – und wie ich es verhindere
Die meisten Probleme entstehen nicht beim Kopieren der Mails, sondern an den Rändern: bei DNS-Einträgen, bei Geräten und bei Dingen, die niemand auf dem Schirm hatte. Diese Fehlerbilder kenne ich, und ich plane sie von Anfang an ein.
1. Mails kommen verspätet oder beim alten Postfach an (MX-Eintrag und TTL)
Nach der Umstellung landen einzelne Mails noch im alten Postfach oder kommen zeitweise gar nicht an.
Der MX-Eintrag legt fest, wohin Mails zugestellt werden. DNS-Änderungen werden zwischengespeichert; wie lange, bestimmt der TTL-Wert des Eintrags.
Ich senke die TTL vor der Umstellung, setze den MX-Eintrag zum vereinbarten Zeitpunkt um und kontrolliere danach beide Postfächer.
2. Mails landen im Spam oder werden abgelehnt (SPF, DKIM, DMARC)
Ihre Mails kommen beim Empfänger nicht an oder landen im Spam-Ordner.
SPF, DKIM und DMARC sind Einträge, mit denen Empfänger prüfen, ob eine Mail wirklich von Ihrer Domain stammt. Nach dem Umzug müssen sie zu Microsoft passen, die Einträge Ihres bisherigen Anbieters passen dann nicht mehr.
Ich setze die neuen Einträge, entferne veraltete und teste den Versand an mehrere Empfänger.
3. Outlook findet das Postfach nicht (Autodiscover)
Outlook fragt wiederholt nach dem Passwort oder lässt sich nicht einrichten.
Über den Autodiscover-Eintrag findet Outlook automatisch die richtigen Servereinstellungen. Alte oder fehlende Einträge irritieren es.
Ich setze den Eintrag richtig, richte Outlook auf allen Ihren Geräten ein und teste die Anmeldung.
4. Kontakte und Kalender fehlen (IMAP-Grenze)
Das Postfach ist da, der Kalender ist leer.
Ein IMAP-Umzug überträgt laut Microsoft nur E-Mails.
Ich kläre vorab, wo Ihre Kontakte und Kalender liegen, und übernehme sie auf Wunsch in einem eigenen Schritt.
5. Weiterleitungen und Regeln fallen weg
Mails, die bisher automatisch weitergeleitet oder sortiert wurden, bleiben einfach liegen.
Weiterleitungen und Filterregeln liegen beim bisherigen Anbieter und kommen bei einem IMAP-Umzug nicht mit.
Ich halte sie vorab fest und baue sie im neuen Postfach nach.
6. Scanner und Drucker verschicken keine Mails mehr (SMTP AUTH)
Scan-to-Mail funktioniert plötzlich nicht mehr oder meldet Anmeldefehler.
Viele Geräte melden sich zum Versand noch mit Benutzername und Passwort an (SMTP AUTH mit Basic-Authentifizierung). Microsoft hat die Abschaltung mehrfach verschoben. Nach dem aktuellen Zeitplan wird diese Anmeldung für bestehende Umgebungen Ende Dezember 2026 standardmäßig abgeschaltet; Administratoren können sie vorerst wieder einschalten. Das endgültige Abschaltdatum will Microsoft in der zweiten Jahreshälfte 2027 bekanntgeben. Neue Umgebungen haben danach standardmäßig nur noch moderne Anmeldung (OAuth).
Ich prüfe vorab, welche Geräte E-Mails über Ihr Postfach versenden, und wähle je nach Gerät eine passende Lösung, zum Beispiel ein Update oder einen anderen Versandweg. (Stand: 13. Oktober 2026; Quellen: Microsoft Exchange Team Blog, heise online.)
7. Alte Geräte und Programme melden Fehler
Ältere Smartphones, Mailprogramme oder Apps kommen mit dem neuen Postfach nicht zurecht.
Exchange Online verlangt moderne Anmeldung. Programme, die sich nur mit Benutzername und Passwort anmelden können, funktionieren damit in der Regel nicht mehr.
Ich erfasse vorab Ihre Geräte und Programme und sage Ihnen, was aktualisiert oder ersetzt werden sollte.
Unsicher, ob bei Ihnen etwas davon zutrifft?
Ich prüfe vorab, welche Geräte, Einträge und Weiterleitungen bei Ihnen betroffen sind. Ihren Bedarf schätze ich ein, das wird nicht berechnet.
Microsoft-365-Lizenzen: was Sie zusätzlich zahlen
Für jedes Postfach brauchen Sie bei Microsoft eine Lizenz. Sie ist ein laufender Betrag und nicht Teil meines Umzugspreises. Auf Wunsch unterstütze ich Sie bei der Lizenz.
Welcher Plan passt, hängt davon ab, was Sie neben E-Mail brauchen:
Postfach, Kalender und Kontakte; Outlook im Browser und auf dem Smartphone. Office-Programme für den Rechner gehören nicht dazu.
E-Mail plus Teams und OneDrive sowie Office im Browser und als mobile App.
Zusätzlich die Office-Programme zur Installation auf dem Rechner, darunter Outlook.
Zusätzlich erweiterte Sicherheits- und Geräteverwaltungsfunktionen.
Preise nenne ich hier bewusst nicht: Microsoft hat sie zum 1. Juli 2026 angehoben, und die Beträge unterscheiden sich je nach Plan und Abrechnung. Die aktuellen Preise finden Sie direkt bei Microsoft: Preise bei Microsoft (Stand: 13. Oktober 2026).
Backup und Sicherheit nach dem Umzug
Microsoft sorgt dafür, dass die Plattform läuft. Für Ihre Daten bleiben Sie selbst verantwortlich: Microsoft schreibt in der eigenen Dokumentation, dass Sie Ihre Daten besitzen und die Verantwortung dafür behalten (Quelle: Microsoft Learn, Stand: 13. Oktober 2026).
Gelöschte E-Mails lassen sich in Exchange Online eine Zeit lang wiederherstellen: standardmäßig 14 Tage, einstellbar bis höchstens 30 Tage. Die Frist läuft ab dem Moment, in dem eine E-Mail aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ entfernt wird (Quelle: Microsoft Learn, Stand: 13. Oktober 2026). Das ist eine Wiederherstellungsfrist, keine Datensicherung. Was danach fehlt, ist ohne zusätzliche Sicherung in der Regel nicht mehr zu holen.
Deshalb biete ich das Microsoft-365-Backup als Zusatzleistung an: eine laufende Datensicherung, die über den Umzug hinaus besteht. Es lässt sich gut mit dem Umzug verbinden, weil ich die Umgebung ohnehin gerade einrichte. Den Preis nenne ich Ihnen im Angebot.
Zur Abgrenzung: Die einmalige Sicherung Ihrer vorhandenen E-Mails vor dem Umzug ist Teil der Grundpauschale. Sie schützt Ihre Mails während des Umzugs und ist kein laufendes Backup. Das laufende Backup ist nicht im Preis enthalten. Der Anmeldeschutz mit Mehrfaktor-Authentifizierung gehört ebenfalls zur Grundpauschale.
Standard-Wiederherstellungsfrist für gelöschte E-Mails in Exchange Online, einstellbar bis höchstens 30 Tage.
Praxisbeispiel: Firmenadresse aus dem privaten Microsoft-Abo ins Geschäftskonto
1. Ausgangslage
- 1Webhoster: Ein Kunde mit eigener Firmendomain hatte seine E-Mails bei einem Webhoster.
- 2Privates Abo: Zusätzlich lief ein privates Microsoft-365-Family-Abo, an dem die Firmenadresse hing.
2. Vorgehen
- 1Sicherung: Zuerst habe ich die vorhandenen Mails gesichert, damit nichts verloren geht.
- 2Geschäftskonto: Dann habe ich ein Geschäftskonto in Microsoft 365 angelegt.
- 3Domain beim Hoster: Beim Hoster habe ich die nötigen Einträge hinterlegt, damit die Domain in Exchange Online erscheint.
- 4Adresse zugeordnet: Anschließend habe ich die Adresse dem neuen Postfach zugeordnet.
- 5Signatur und Teams: Danach habe ich Signatur und Einstellungen für Teams-Einladungen eingerichtet.
3. Ergebnis
- 1Ohne Mailausfall: Die Umstellung lief ohne Mailausfall und war an einem Vormittag erledigt.
- 2Ein Abo statt zwei: Der Kunde hat jetzt nur noch ein Abo statt zwei.
Entscheidend war die Reihenfolge, mehr dazu in den häufigen Fragen weiter unten. Welche Schritte bei Ihnen nötig sind, nenne ich Ihnen im individuellen Angebot.
Wer den Umzug macht
Ich führe IT-Service Mazugo in Geretsried als Einzelunternehmen und bin Ihr fester Ansprechpartner. Microsoft-365- und Outlook-Themen sind derzeit mein häufigster Einsatz, darunter mehrere Umzüge von externen Mail-Anbietern auf Exchange Online. Sie erreichen mich direkt. Falls ich einmal ausfalle, vertritt mich ein erfahrener IT-Partner im Oberland; das Setup Ihrer Umgebung dokumentiere ich, damit jederzeit nachvollziehbar ist, wie alles eingerichtet ist.
Fragen vor dem Start?
Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir. Sie bekommen eine Rückmeldung am selben Tag, auch am Wochenende.
Einsatzgebiet
Den Umzug erledige ich meist aus der Ferne; dafür brauche ich nur Ihre Zugänge und einen Termin. Wenn Sie es möchten, komme ich auch zu Ihnen, im Oberland und Umgebung. Die Anfahrt nenne ich Ihnen vorab im Angebot. Alle meine IT-Leistungen finden Sie auf der Startseite.
Häufige Fragen
Bedarf einschätzen lassen
Sagen Sie mir, wo Ihre E-Mails heute liegen und wie viele Postfächer es sind. Ich schätze Ihren Bedarf ein, das wird nicht berechnet, und erstelle Ihnen ein Angebot zum Festpreis. Ich melde mich am selben Tag zurück, auch am Wochenende.
Stand der Angaben: 13. Oktober 2026. Microsoft ändert Preise und Termine; maßgeblich sind jeweils die aktuellen Angaben von Microsoft.
- Microsoft Learn: Methoden zum Migrieren mehrerer E-Mail-Konten (IMAP überträgt nur E-Mails)https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/mailbox-migration/mailbox-migration
- Microsoft Learn: Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ in Exchange Online (Aufbewahrung gelöschter Elemente)https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
- Microsoft Learn: Gemeinsame Verantwortung in der Cloud (Verantwortung für Daten)https://learn.microsoft.com/de-de/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
- Microsoft Exchange Team Blog: Updated Exchange Online SMTP AUTH Basic Authentication Deprecation Timelinehttps://techcommunity.microsoft.com/blog/exchange/updated-exchange-online-smtp-auth-basic-authentication-deprecation-timeline/4489835
- heise online: Bericht zum Zeitplan für SMTP AUTH Basichttps://heise.de/-11156432
- Microsoft: Exchange Server 2019 Lifecycle (Supportende)https://learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/products/exchange-server-2019
- Microsoft: Microsoft 365 Business im Vergleich (aktuelle Preise)https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products